Einkaufsbedingungen

Allgemeine Einkaufsbedingungen für die
Beschaffung von Informatik-Systemen
Ausgabe: April 2020

1. Anwendungsbereich und Geltung
Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen regeln Abschluss, Inhalt und Abwicklung von Verträgen für die Beschaffung von Informatik-Systemen, die
Herstellung von Individualsoftware und andere werkvertragliche Leistungen als auch von anderen Verträgen über informationstechnische Leistungen.

2. Abschluss des Vertrages
2.1 Bestellungen, Vereinbarungen und Änderungen sind nur verbindlich, wenn sie vom Besteller schriftlich erteilt oder bestätigt werden. Der Schriftwechsel ist mit
den jeweiligen Ansprechpartnern im Einkauf bzw. der Informatik zu führen. Absprachen mit anderen Abteilungen bedürfen, soweit dabei Vereinbarungen
getroffen werden sollen, die im Vertrag festgelegte Punkte verändern, der ausdrücklichen schriftlichen Bestätigung durch die zuständige Einkaufs- bzw. Informatikabteilung.
2.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Lieferanten gelten auch dann nicht, wenn Ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird.
2.3 Der Lieferant hat den Vertragsabschluss vertraulich zu behandeln.

3. Vergütung
3.1 Der Lieferant erbringt die Leistungen zu Festpreisen oder nach Aufwand mit oberer Begrenzung der Vergütung (Kostendach). Die Vergütung deckt alle
Leistungen ab, die zur gehörigen Vertragserfüllung notwendig sind. Durch die Vergütung abgedeckt sind insbesondere die Installations- und
Dokumentationskosten, die Verpackungs-, Transport-, Versicherungs- und Abladekosten sowie die öffentlichen Abgaben. In der Vergütung sind ebenfalls
alle anfallenden Anfahrtskosten und Kosten für Material und Testanlagen des Lieferanten enthalten.
3.2 Ist ein Gesamtpreis (Festpreis) vereinbart und wird nach Vertragsabschluss eine Änderung der Leistung vereinbart, die zu einer Minderung des
Leistungsumfangs führt, wird auf der dem Vertragspreis zugrunde liegenden Preisbasis unter Berücksichtigung der Minderkosten ein veränderter
Gesamtpreis vereinbart. Entsprechendes gilt im Fall einer nach Vertragsabschluss vereinbarten Mehrung des Leistungsumfangs, wenn der
Lieferant vor Vereinbarung der zur Mehrung führenden Leistung auf das Erfordernis einer Preisänderung schriftlich hingewiesen hat.
3.3 Die Vergütung wird der Teuerung nur dann und insoweit angepasst, als dies zwischen den Parteien vorgesehen ist.
3.4 Ist die Vergütung fällig, macht sie der Lieferant mit einer Rechnung geltend.
3.5 Die Vergütung versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

4. Fachliche Bedenken des Lieferanten
Erkennt der Lieferant, dass die Leistungsbeschreibung des Bestellers – ein Konzept, sonstige Aufgabenstellungen oder Vorgaben – objektiv nicht
ausführbar, fehlerhaft oder unklar ist, hat er dies dem Besteller unverzüglich fachlich begründet schriftlich mitzuteilen.

5. Änderung der Leistung
5.1 Wünscht der Besteller nach Vertragsabschluss eine Änderung der vereinbarten Leistung, ist der Lieferant zur Berücksichtigung der gewünschten Änderung bei
der Erbringung seiner Leistung verpflichtet, es sei denn, dies ist ihm im Hinblick auf seine betriebliche Leistungsfähigkeit nicht möglich und er teilt dies dem
Besteller spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zugang des Änderungsverlangens schriftlich mit.
5.2 Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zugang des Änderungsverlangens hat der Lieferant schriftlich mitzuteilen, ob die vom Besteller gewünschte Änderung
Auswirkungen auf die vereinbarte Vergütung und Ausführungsfrist hat; ergeben sich Auswirkungen, sind diese zu begründen. Eine Anpassung der Vergütung
berechnet sich nach den Ansätzen der ursprünglichen Kostengrundlage.
5.3 Ist zur Frage der Realisierbarkeit einer gewünschten Änderung oder zu deren Auswirkung, insbesondere auf die vereinbarte Vergütung und Ausführungsfrist,
eine umfangreiche Prüfung erforderlich, hat der Lieferant dies innerhalb der in Ziffer 5.2 genannten Frist unter Angabe der Gründe und der voraussichtlichen
Prüfungsdauer schriftlich mitzuteilen. Die Durchführung einer solchen Prüfung bedarf einer gesonderten Vereinbarung.
5.4 Bis zum Zustandekommen einer Vereinbarung über die Durchführung einer Prüfung gemäss Ziffer 5.3 oder über die von dem Besteller verlangte Änderung
sind die Leistungen nach den vor dem Änderungsverlangen geltenden vertraglichen Vereinbarungen durchzuführen, sofern nicht der Besteller eine
Unterbrechung gemäss Ziffer 6 verlangt.

6. Unterbrechung der Durchführung des Vertrages
6.1 Im Fall einer Mitteilung des Lieferanten gemäss Ziffer 4 oder eines Änderungsverlangens des Bestellers gemäss Ziffer 5.1 kann der Besteller
jederzeit eine Unterbrechung der Durchführung aller oder einzelner Leistungen verlangen. Verlangt der Besteller die Unterbrechung nicht und erkennt der
Lieferant, dass die Fortsetzung der Arbeiten auf der Grundlage der bestehenden Vorgaben zu unverwertbaren Ergebnissen führen würde, hat er
dies dem Besteller unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
6.2 Über die Auswirkungen der Unterbrechung ist zwischen den Vertragspartnern eine angemessene Vereinbarung zu treffen. Die vereinbarten
Ausführungsfristen verändern sich entsprechend dem Umfang des durch die Unterbrechung verzögerten Teils der Leistung, maximal um die Anzahl der
durch die Unterbrechung für die Vertragsdurchführung entfallenen Arbeitstage.

7. Mitwirkung des Bestellers
7.1 Der Besteller wird dem Lieferanten alle für die Durchführung der Vertragsleistung erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung
stellen und die für die Durchführung des Vertrages erforderlichen Entscheidungen kurzfristig treffen.
7.2 Soweit Leistungen projektbedingt im Betrieb des Bestellers durchzuführen sind, stellt er die erforderlichen Arbeitsräume, Rechnerzeit und Programme
unentgeltlich zur Verfügung.
7.3 Der Lieferant wird den Besteller schriftlich und detailliert zur Einhaltung seiner Mitwirkungspflicht auffordern, soweit der Besteller dieser nicht von sich aus
nachkommt und der Lieferant sich hierdurch in der rechtzeitigen Durchführung seiner Leistungen behindert sieht.

8. Zusammenarbeit zwischen den Vertragspartnern
8.1 Besteller und Lieferant benennen je eine fachkundige Person und deren Stellvertreter, die während der Durchführung des Vertrages als
Ansprechpartner zur Verfügung stehen und befugt sind, die erforderlichen Entscheidungen zu treffen oder diese unverzüglich herbeizuführen. Ein
Wechsel dieser Personen ist nur aus wichtigem Grund möglich; er ist dem Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen.
8.2 Der Besteller ist berechtigt, jederzeit Einblick in die Durchführung der Leistungen und Erläuterung des Arbeitsfortschritts zu verlangen.
8.3 Je nach Art und Umfang des Projekts werden die Vertragspartner in regelmässigen Zeitabständen zusammenkommen, um den Projektfortschritt festzustellen und
anstehende Fragen zu erörtern. Inhalt und Ergebnis der Besprechungen sind in einem von beiden Vertragspartnern zu unterzeichnenden Protokoll festzuhalten.

9. Mitarbeiter des Lieferanten, Unterauftragnehmer
9.1 Das fachliche und disziplinarische Weisungsrecht über die Mitarbeiter des Lieferanten liegen bei dem Lieferanten. Dies gilt auch dann, wenn
Vertragsleistungen projektbedingt im Betrieb des Bestellers durchzuführen sind.
9.2 Muss ein von dem Lieferanten zur Vertragsdurchführung eingesetzter Mitarbeiter aus von dem Besteller nicht zu vertretenden Gründen durch einen
anderen Mitarbeiter ersetzt werden, geht die Einarbeitungszeit zu Lasten des Lieferanten.
9.3 Der Lieferant darf Unterlieferanten nur nach schriftlicher Zustimmung des Bestellers einsetzen.

10. Abrechnung bei Kündigung wegen Vertragsverletzung
Kündigt der Besteller den Vertrag wegen einer Vertragsverletzung des Lieferanten aus wichtigem Grund, werden die erbrachten Leistungen nur
insoweit vergütet, als der Auftraggeber sie bestimmungsgemäss verwenden kann. Ein dem Besteller zu ersetzender Schaden wird bei der Abrechnung
berücksichtigt.

11. Termine, Verzögerungen
11.1 Die Vertragspartner kommen bei Nichteinhalten der in der Vertragsurkunde als verzugsbegründend vereinbarten Termine (Verfallsgeschäfte) ohne weiteres in
Verzug, in den übrigen Fällen nach Mahnung unter Einräumung einer angemessenen Nachfrist.
11.2 Erkennt der Lieferant, dass er die vereinbarten Termine aus irgendwelchen Gründen nicht einhalten kann, hat er dies dem Besteller unter Angabe der
Gründe unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Verpflichtung zur Einhaltung der vereinbarten Termine bleibt unberührt.
11.3 Kommt der Lieferant in Verzug, schuldet er eine Konventionalstrafe, sofern er nicht beweist, dass ihn kein Verschulden trifft. Die Konventionalstrafe beträgt
pro Verspätungstag 1.5 / 1000 (1.5 von Tausend), insgesamt aber höchstens 10% der gesamten Vergütung. Sie ist auch dann geschuldet, wenn die
Leistungen vorbehaltslos angenommen werden. Die Bezahlung der Konventionalstrafe befreit den Lieferanten nicht von den anderen vertraglichen
Verpflichtungen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche (Rücktritt und Schadensersatz statt der Erfüllung etc.) bleiben vorbehalten.
11.4 Bei Verzug des Lieferanten kann der Besteller nach ergebnislosem Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist die noch nicht erbrachte
Leistung zu Lasten des Lieferanten selbst durchführen oder durch Dritte durchführen lassen. Nach Ansetzten einer Nachfrist kann der Besteller vom
Vertrag zurücktreten.

12. Prüfung und Abnahme
12.1 Der Lieferant teilt dem Besteller die Fertigstellung der vereinbarten Leistung schriftlich mit. Der Besteller prüft diese. Ergibt die Prüfung die Konformität der
Leistung mit dem Vertrag, erklärt der Besteller die Abnahme.
12.2 Bei Freigabe oder Abnahme von Teilleistungen wird die Gesamtheit der Leistungen erst mit der auf das vertragsgemässe Zusammenwirken aller
Teilleistungen bezogenen Gesamtabnahme des Bestellers abgenommen. Über die Prüfung und deren Ergebnis wird ein Protokoll erstellt, das beide Parteien
unterzeichnen.
12.3 Für die Realisierung, Änderung oder Ergänzung von Programmen gelten ergänzend die nachstehenden Ziffern 12.4 bis 12.10.
12.4 Der Lieferant installiert die fertig erstellten Programme auf der vereinbarten Plattform betriebsbereit und stellt dem Besteller alle zur vertragsgemässen
Fertigstellung seiner Leistungen gehörenden Unterlagen, einschliesslich einer ordnungsgemässen Dokumentation, zur Verfügung.
12.5 Der betriebsbereiten Installation folgt eine Testphase, während der Lieferant und Besteller gemeinsam die Übereinstimmung der Programme mit
den vereinbarten Vorgaben – insbesondere Funktionalität und Leistungsverhalten – prüfen.
12.6 Die Dauer der Testphase und die Testkriterien werden im Vertrag vereinbart. Werden während der Vertragsdurchführung Änderungen der Leistungen
vereinbart, sind die Testkriterien entsprechend zu ändern.
12.7 Während der Testphase auftretende Fehler wird der Lieferant unverzüglich beseitigen und das Ergebnis im Testverlauf nachweisen. Programmfehler, die
sich innerhalb einer im Hinblick auf die Auswirkungen des Fehlers angemessen kurzen Frist nicht beseitigen lassen, sind durch eine für den Auftraggeber
zumutbare Umgehung vorläufig zu beheben; die Verpflichtung zur endgültigen Beseitigung bleibt unberührt. Die Dokumentation ist entsprechend der
Fehlerbeseitigung zu korrigieren.
12.8 Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase erklärt der Besteller die Abnahme. Die Testphase ist erfolgreich, wenn die Programme mit den
vereinbarten Vorgaben übereinstimmen.
12.9 Endet die Testphase ganz oder teilweise nicht erfolgreich, ist der Besteller berechtigt, die Abnahme zu verweigern. Wegen unwesentlicher Mängel kann
die Abnahme nicht verweigert werden. Im Fall der Abnahmeverweigerung sind die aufgetretenen Fehler von dem Lieferanten unverzüglich zu beseitigen. Nach
Meldung der Fehlerbeseitigung findet eine Wiederholung der Testphase statt. Die Kosten der Wiederholung – mit Ausnahme der Personalkosten des
Bestellers – trägt der Lieferant.
12.10 Die Abnahmeerklärung des Bestellers erfolgt schriftlich.

13. Gewährleistung
13.1 Der Lieferant gewährleistet, dass seine Leistungen die vereinbarten Eigenschaften aufweisen, ferner diejenigen Eigenschaften, welche der Besteller
auch ohne besondere Vereinbarung in guten Treuen voraussetzen durfte. Die Gewährleistung des Lieferanten entfällt insoweit, als den Besteller ein
Verschulden trifft.
13.2 Liegt ein Mangel vor, kann der Besteller zunächst nur eine unentgeltliche Nachbesserung verlangen. Der Lieferant behebt den Mangel innerhalb der
angesetzten Frist und trägt alle daraus entstehenden Kosten. Ist die Behebung des Mangels nur durch eine Neuherstellung möglich, so umfasst das Recht auf
Nachbesserung auch das Recht auf Neuherstellung.
13.3 Hat der Lieferant die verlangte Nachbesserung nicht oder nicht erfolgreich vorgenommen, kann der Besteller nach seiner Wahl:
- einen dem Minderwert entsprechenden Abzug von der Vergütung machen
- oder vom Vertrag zurücktreten, dieses jedoch nur bei erheblichen Mängel
- oder die erforderlichen Unterlagen (namentlich den Quellcode)
– soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen entgegenstehen
– herausverlangen und die entsprechenden Massnahmen auf Kosten und Gefahr des Lieferanten selbst vornehmen oder von einem Dritten
vornehmen lassen, dies jedoch nur bei erheblichen Mängeln.
13.4 Mängel sind innert 90 Tagen nach Entdeckung zu rügen. Die Mängelrechte verjähren innerhalb von einem Jahr nach Abnahme. Nach der Behebung von
gerügten Mängeln beginnen die Fristen für den instandgestellten Teil neu zu laufen. Arglistig verschwiegene Mängel können während zehn Jahren ab
Abnahme geltend gemacht werden.
13.5 Wenn Gefahr in Verzug ist oder besondere Eilbedürftigkeit besteht, ist der Besteller berechtigt, die Mangelbeseitigung auf Kosten des Lieferanten selbst
vorzunehmen.

14. Haftung
14.1 Die Vertragspartner haften für Schaden aus Terminüberschreitungen, wenn sie nicht beweisen, dass sie kein Verschulden trifft. Sie haften für jedes
Verschulden und höchstens für den entstandenen Schaden.
14.2 Ist wegen des Mangels ein Schaden entstanden, haftet der Lieferant zudem für dessen Ersatz, wenn er nicht beweist, dass ihn kein Verschulden trifft. Der
Lieferant haftet für jedes Verschulden und höchstens für den entstandenen Schaden.
14.3 Die Vertragspartner haften für andere Vertragsverletzungen (z.B. Verletzung der Geheimhaltungs- und Aufklärungspflichten, unerlaubter Beizug von
Hilfspersonen etc.), wenn sie nicht beweisen, dass sie kein Verschulden trifft. Sie haften für jedes Verschulden und höchstens für den entstandenen Schaden.
14.4 Die Vertragspartner haften für das Verhalten ihrer Hilfspersonen (z.B. Arbeitnehmer, Subunternehmer) und Unterlieferanten wie für ihr eigenes.

15. Geheimhaltung
15.1 Der Lieferant ist verpflichtet, alle ihm durch den Besteller zur Kenntnis gelangenden Informationen (z.B. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Daten
sowie deren Ablauf und Ergebnisse, sonstige technische oder kaufmännische lnformationen jeder Art) vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des
Vertrages zu verwenden. Dritten dürfen die lnformationen in keiner Weise zur Kenntnis gebracht werden; ausgenommen sind Mitarbeiter und sonstige
Erfüllungsgehilfen, soweit sie die lnformationen zur Durchführung des Vertrages benötigen.
15.2 Die Verpflichtung zur Geheimhaltung besteht nicht hinsichtlich solcher Informationen, die
- allgemein bekannt sind oder
- dem Lieferanten durch einen Dritten ohne Verletzung einer
Geheimhaltungsverpflichtung zur Kenntnis gelangt sind. Im Zweifel sind die Tatsachen vertraulich zu behandeln.
15.3 Die Verpflichtung zur Geheimhaltung besteht schon vor Vertragsabschluss und auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.
15.4 Soweit der Lieferant geheimhaltungspflichtige lnformationen in elektronischer Form erhält oder speichert, hat er sie wie personenbezogene Daten
entsprechen gegen unbefugten Zugriff zu schützen.
15.5 Die Vertragspartner haben ihre Mitarbeiter und sonstige Personen, denen sie sich zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen bedient, entsprechend
den vorstehenden Regelungen zur Geheimhaltung zu verpflichten und dafür zu sorgen, dass die Verpflichtung eingehalten wird.

16. Datensicherung
Elektronisch erstellte Leistungen sind von dem Auftragnehmer in dem Projektfortschritt entsprechenden Teilergebnissen unter Einbeziehung der dafür
erforderlichen Programmumgebung kontinuierlich zu sichern. Die sind auszulagern und fachgerecht aufzubewahren.

17. Nutzungsrecht
17.1 An den für den Besteller entwickelten Programmen oder Teilen von Programmen und an allen sonstigen Leistungsergebnissen erwirbt der Besteller
unwiderruflich ein ausschliessliches, zeitlich und räumlich unbeschränktes, jede bekannte Nutzungsart einschliessendes Recht zur Umarbeitung,
Vervielfältigung, Änderung, Erweiterung und Einräumung einfacher Nutzungsrechte an Dritte umfassendes Nutzungsrecht, soweit sich nicht aus
den nachstehenden Absätzen eine Einschränkung ergibt.
17.2 Stehen dem Erwerb eines Nutzungsrechts gemäss dem vorstehenden Absatz Rechte Dritter an in die Leistungen eingegangenen Fremdprogrammen oder
sonstigen fremden Leistungsergebnissen entgegen, ist das Nutzungsrecht des Bestellers im Vertrag entsprechend zu vereinbaren.
17.3 Der Lieferant bleibt befugt, von ihm bei der Erarbeitung der Leistungsergebnisse verwandte Standardprogramme, Werkzeuge und von ihm
eingebrachtes Know-how weiterhin, auch für Aufträge Dritter, zu nutzen. Eine Vervielfältigung, Bearbeitung sonstige Nutzung der für den Besteller
erarbeiteten Leistungsergebnisse und Lösungen, ganz oder in Teilen, ist dem Lieferanten nicht gestattet.
17.4 Zur Veröffentlichung für den Besteller erstellter Leistungsergebnisse jeder Art – auch in Teilen – ist der Lieferant nur nach schriftlicher Zustimmung des
Auftraggebers berechtigt.

18. Programmcode
18.1 Programme werden dem Besteller in maschinenlesbarem Code überlassen.
18.2 Für den Besteller individuell entwickelter Programme sind diesem ausserdem im Quellcode mit einer Herstellerdokumentation zu überlassen. Kopien von
Quellcode und Herstellerdokumentation sind dem Besteller bei Abnahme zu übergeben und müssen dem Programmstand bei Beendigung der Testphase entsprechen.
18.3 Im Rahmen der Gewährleistung an den Programmen durchgeführte Massnahmen sind von dem Lieferanten unverzüglich in den Quellcode und die
Herstellerdokumentation aufzunehmen; eine Kopie des jeweils aktualisierten Standes ist dem Auftraggeber unverzüglich zuzusenden.

19. Schutzrechte Dritter
19.1 Der Auftragnehmer garantiert, dass die vertragsgemässe Nutzung seiner Leistungen Schutzrechte Dritter nicht verletzt.
19.2 Im Verletzungsfall stellt der Lieferant den Besteller von allen Ansprüchen frei, die Dritte wegen der Schutzrechtsverletzung geltend machen. Im
Verletzungsfall ist der Lieferant ausserdem verpflichtet, dem Besteller unentgeltlich entweder das Recht zur vertragsgemässen Nutzung der
betreffenden Leistungen zu verschaffen oder diese so abzuändern, dass die Schutzrechtsverletzung entfällt, die Leistung jedoch gleichwohl vertragsgemäss ist.
19.3 Voraussetzung für die Haftung nach 19.2 ist, dass der Besteller den Lieferanten von Ansprüchen Dritter schnellstmöglich verständigt, die behauptete
Schutzrechtsverletzung nicht anerkennt und jegliche Auseinandersetzung, einschliesslich etwaiger Regelungen, entweder dem Lieferanten überlässt oder
nur im Einvernehmen mit dem Lieferanten führt. Die dem Besteller durch die Rechtsverteidigung entstandenen Kosten gehen zu Lasten des Lieferanten.
19.4 Soweit der Besteller die Schutzrechtsverletzung selbst zu vertreten hat, sind Ansprüche gegen den Lieferanten ausgeschlossen.
19.5 Die Verjährungsfrist für diese Ansprüche beträgt zehn Jahre.

20. Zahlung
20.1 Zahlungen durch den Besteller bedeuten keine Anerkennung der Abrechnung.
20.2 Mit der schriftlichen Zustimmung des Bestellers dürfen Ansprüche des Lieferanten aus diesem Vertrag an Dritte abgetreten werden.
21. Erfüllungsort, Teilunwirksamkeit, Gerichtsstand, anwendbares Recht
21.1 Erfüllungsort für die Leistungen des Lieferanten ist der Installationsort der Hard- und Software.
21.2 Im Falle der Unwirksamkeit einzelner Vertragsbestimmungen bleiben die übrigen verbindlich. Die Vertragspartner sind verpflichtet, die unwirksame
Bestimmung durch eine ihr im wirtschaftlichen Erfolg möglichst gleichkommende Regelung zu ersetzen.
21.3 Gerichtsstand ist Freiburg. Anwendbar ist deutsches Recht.